Trong các báo cáo, luận văn thì đều phải tạo mục lục trong Word. Vì thế biết cách tạo mục lục tự động bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn. Bạn đã biết cách tạo mục lục chưa hay đã biết nhưng chưa rõ cách tạo và phải loay hoay sửa lỗi vì tạo sai. Bài viết này Azgad sẽ hướng dẫn rất chi tiết cách tạo mục lục Word và một số lưu ý khi sử dụng.
Tại sao cần có mục lục tự động trong Word?
Mục lục là hệ thống các danh mục, để tóm tắt ngắn gọn nội dung của bài viết. Để người đọc biết được có những nội dung gì trong bài, nội dung cần tìm ở mục hay tiểu mục nào và ở trang nào giúp bạn di chuyển đến phần đó nhanh hơn. Thay vì nhớ các mục và gõ tay mục lục thì tạo mục tự động nhanh chóng hơn. Bạn có thể cập nhập mục lục tự động thay vì phải vào sửa từng lỗi đã thay đổi.
Hướng dẫn 2 cách tạo mục lục Word
Tạo mục lục tự động trong Word sẽ có 2 cách. Sau đây Azgad sẽ hướng dẫn bạn cách tạo mục lục.
Lưu ý: Tạo mục lục trên các phiên bản khác nhau của Word cách làm đều giống nhau. Bài viết này thì Azgad thực hiện ví dụ tạo mục lục tự động trong Word 2019. Bạn có thể hoàn toàn thực hiện trên các phiên bản khác của Microsoft Word khác.
Cách tạo mục lục trong Word sử dụng Add Text
Nếu bạn đã tạo dữ liệu rồi nhưng chưa tạo mục lục thì ở từng phần trong bài như chương 1 hay 1.1 hay 1.1.1 bạn thực hiện cách tạo mục lục như sau:
Bước 1: Mở tài liệu cần tạo mục lục. Tạo một trang trắng để chứa phần bảng mục lục. Bạn vào Insert nhấn Black page để tạo trang mới.
Tạo trang mới trong Word
Bước 2: Đặt con trỏ chuột vào phần cần có trong mục lục. Sau đó trên thanh Menu nhấn chọn References -> Add text -> chọn Level muốn hiển thị.
Thường theo quy định thì:
- Level 1 dành cho các chương 1, chương 2…
- Level 2 mục 1.1, mục 1.2…
- Level 3 mục 1.1.1, mục 1.1.2…
- Level 4 mục 1.1.1.1, mục 1.1.1.2…
Những phần mục 1.1 hay 1.1.1 chọn Level tương ứng, chọn Level xong bạn nhớ định dạng lại định dạng chữ.
Cách tạo mục lục Word
Bước 3: Khi chọn Level xong, bạn lên vị trí trang trắng đã tạo ở trên, cũng ở mục Reference chọn Table of Contents -> contents hoặc table of contents hoặc những kiểu trình bày bảng khác -> chọn Custom table of Contents nếu bạn muốn thêm level 4 trở lên.
Cách tạo mục lục chuyên nghiệp
Bạn muốn có thêm những level 4, 5, 6 trở lên thì sau khi chọn Custom table of Contents bảng hộp thoại mở ra ở Show levels đánh số cấp bạn muốn có trong bài ví dụ cấp 4 thì đánh số 4. Sau đó nhấn OK để hiện mục lục. Cách tạo mục lục Level 4 trong Word 2010 tương tự trong Word 2019 này.
Cách tạo mục lục level 4
Cách tạo mục lục trong Word sử dụng Heading Styles
Cách tạo mục lục bằng Heading Styles bước 1 và 3 bạn cũng làm tương tự như tạo mục lục khi sử dụng Add text. Còn bước 2 bạn thực hiện như sau:
- Đầu tiên chọn phần cần có trong mục lục sau đó click chuột phải vào heading 1 nếu nó là cấp độ 1 như là chương 1, chương 2, chương 3…
- Click chuột phải vào Heading 2 nếu nó là mục thứ 2 như những mục 1.1, hay mục 1.2 như trong ví vu.
- Click chuột phải vào Heading 3 nếu nó là các phần như 1.1.1 hay 1.1.2 như trong ví dụ.
Cách tạo mục lục cho Word
Tiếp theo chọn Modify để thay đổi định dạng của mục trong bài như hình. Thay đổi định dạng ở các mục của Formatting được khoanh đỏ.
Định dạng Heading Style
Bước cuối bạn cũng làm như bước 3 của phần tạo mục lục với Add text. Bạn vào References chọn Table of contents chọn những kiểu hiển thị bên dưới.
Cập nhật mục lục trong Word dễ dàng
Ưu điểm của cách tạo mục lục tự động này là khi sửa đổi các mục trong bài hoặc thay đổi số trang thì bạn chỉ sử dụng một bước sau có thể chỉnh lại mục lục nhanh chóng.
Để tạo cập nhật mục lục trong Word ta thực hiện:
- Chọn Update table trên thẻ Menu.
- Chọn Update page numbers only nếu bạn chỉ muốn cập nhật số trang.
- Chọn Update entire table nếu bạn muốn cập nhật toàn bộ bảng tức là cả phần mục và cả trang.
Cập nhập mục lục trong Word
Kết quả của tạo mục lục Word
Lưu ý trong soạn văn bản khi tạo mục lục
Lưu ý, lưu ý, lưu ý điều quan trọng nhắc lại ba lần. Trước khi tạo văn bản bạn phải thay đổi định dạng Heading Styles để lúc tạo mục lục sẽ nhanh chóng hơn và không cần chọn từng mục trong bài để tạo nó sẽ rất tốn thời gian. Khi đã tạo Heading Styles từ trước bạn sẽ chỉ cần nhấn chọn References -> Table of Contents sau đó chọn kiểu hiển thị bạn muốn như Contents hay là Table of Contents.
Cách tạo mục lục cho bài tiểu luận hay khóa luận cũng tương tự cách tạo mục lục như đã hướng dẫn bên trên. Phần tên của các chương trong bài bạn phải xuống hàng để viết thay vì nhấn Enter thì bạn phải nhấn phím Shift + Enter để khi chạy mục lục tên chương và chương không bị ở 2 hàng khác nhau. Bạn sẽ được kết quả như hình kết quả mục trên.
Cảm ơn bạn đã học đến cuối bài, Azgad mong rằng cách tạo mục lục trong Word đã hướng dẫn trong bài viết này có thể giúp bạn ứng dụng tốt vào công việc cũng như học tập. Để bạn bè cùng học và biết cách tạo mục lục bạn hãy chia sẻ bài viết này đến họ cùng học với nhé.
>>> Xem thêm: 2 Cách in văn bản chuẩn xác nhất 2 Cách căn chỉnh lề trong Word dễ hiểu nhất
Tác giả: Nguyễn Thị Thương
