Trong quá trình làm việc với bảng tính excel, đôi lúc bạn cần rút gọn bảng dữ liệu lại để kiểm soát hay tổng hợp dữ liệu được dễ dàng hơn. Vậy bạn đã biết cách lọc dữ liệu trong excel chưa? Việc thao tác với bảng tính sẽ không còn trở nên xa lạ khi bạn biết cách dùng các mẹo để lọc dữ liệu trong excel, nó giúp bạn tiết kiệm thời gian và xử lý dữ liệu được nhanh chóng và mang lại hiệu quả làm việc cao hơn.

Lọc dữ liệu để làm gì trong excel

Lọc dữ liệu trong excel giúp người dùng tìm kiếm thông tin được chính xác và dễ dàng cho một thời điểm nhất định và có thể thực hiện xóa các dữ liệu không liên quan một cách nhanh nhất. Cách lọc dữ liệu trong excel này có thể lọc hàng trong trang tính excel bằng giá trị, bằng định dạng hay điều kiện có sẵn. Sau khi lọc được dữ liệu bạn hoàn toàn có thể sao chép, chỉnh sửa, thực hiện mọi thao tác trong bảng tính excel bạn đang thực hiện.

Cách lọc dữ liệu trong excel để rút trích

Khi thực hiện cách lọc dữ liệu trong excel, chỉ những dữ liệu bạn liên quan bạn muốn nhìn thấy nó mới hiển thị, các mục còn lại không liên quan sẽ không hiển thị trong bảng tính dữ liệu của bạn, chúng tạm thời sẽ được ẩn đi.

Cách thêm chức năng filter trong bảng tính excel

Các cách để thêm chức năng filter trong bảng tính excel:

Cách 1: Trên tab Data – Trong mục Editing – Click chọn Sort & Filter – Click chọn Filter để thực hiện thao tác lọc dữ liệu.

Cách lọc dữ liệu trong excel để rút trích

Cách 2: Trên tab Home – Trong mục Editing – Click chọn Sort & Filter.

Cách 3: Thực hiện nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + Shilt + L.

Thực hiện lọc vùng dữ liệu trong excel thật đơn giản

Bạn có thể thực hiện cách lọc dữ liệu trong excel lần lượt các thao tác dưới đây:

Bước 1: Thực hiện chọn vùng dữ liệu cần lọc – Trên thanh công cụ Data – Click chuột chọn Filter.

Bước 2: Sau đó di chuyển chuột đến mũi tên ở ô đầu tiên của cột cần lọc – Chọn Text Filters hoặc Number Filters.

Bước 3: Lựa chọn phép so sánh thích hợp với yêu cầu đề bài toán.

Bước 4: Trong hộp thoại Custom AutoFilter – Thực hiện chọn khoảng giới hạn để lọc dữ liệu cho yêu cầu.

Bước 5: Click chuột chọn OK để hoàn thành thao tác lọc vùng dữ liệu cho bảng tính trong excel.

Thực hiện lọc dữ liệu trong bảng tính excel cực chi tiết

Thực hiện cách lọc dữ liệu trong excel gồm các bước sau:

Bước 1: Quét chọn vùng dữ liệu cần thực hiện lọc – Trên thanh công cụ Data – Click chuột chọn Filter.

Bước 2: Di chuyển chuột đến vị trí cột cần lọc – Click chuột vào mũi tên ở đầu của cột lọc.

Bước 3: Trong bảng danh mục số hoặc chữ hiển thị – Click chuột bỏ chọn Select All – Tick chọn những ô cần thực hiện lọc dữ liệu.

Bước 4: Click chuột chọn OK. Chỉ với những thao tác đơn giản này là bạn đã có thể thực hiện lọc những dữ liệu mong muốn, còn những dữ liệu không liên quan tạm thời sẽ được ẩn đi.

Hàm lọc dữ liệu trong excel để rút trích ngày tháng

Để thực hiện lọc dữ liệu cho bảng tính trong excel, bạn thực hiện lần lượt các thao tác sau:

Bước 1: Dùng hàm date trong excel để lấy các dữ liệu ngày, tháng, năm từ dữ liệu gốc đề bài cho.

=DATE(YEAR(D3), MONTH(D3), DAY(D3))

Bước 2: Sau đó định dạng cột chứa kết quả về định dạng dd/mm/yy.

Bước 3: Hãy áp dụng Data filter vào cột kết quả rồi tìm kiếm những giá trị #VALUE! và sửa lại cho dữ liệu gốc về đúng định dạng (sửa trực tiếp ở từng ô).

Bước 4: Để bỏ chế độ lọc, thực hiện Copy toàn bộ cột kết quả và Paste giá trị sang một cột mới rồi trả về dữ liệu gốc cho chúng.

Bước 5: Vì bảng chứa dữ liệu có ngày vào và ngày ra nên bạn phải kiểm tra ngày ra đã lớn hơn ngày vào hay chưa bằng cách lấy ngày ra – ngày vào là bạn hoàn toàn có thể kiểm tra được. Nếu kết quả ra âm (<0), bạn sửa trực tiếp giá trị cho ô ngày ra.

Thực hiện lọc dữ liệu trùng trong excel 2019, 2016 và 2013

Ở các phiên bản Excel 2016, 2013 có rất nhiều tính năng và các thao tác được tối ưu hóa hơn so với các phiên bản trước đó, giúp người dùng thực hiện các thao tác được nhanh chóng hơn.

Để thực hiện lọc dữ liệu trùng trong excel, thao tác bạn cần thực hiện là:

Bước 1: Quét chọn toàn bộ dữ liệu cần thực hiện lọc – Chọn Data – Click chọn Remove Duplicates.

Bước 2: Trong hộp thoại Remove Duplicates, tick chọn tính năng phù hợp với yêu cầu của bạn, gồm: Select All: lọc tất cả các dữ liệu; Unselect All: lọc các trường dữ liệu theo yêu cầu. Sau đó click chuột chọn OK.

Bước 3: Khi hộp thoại Microsoft Excel xuất hiện – Trên hộp thoại sẽ hiển thị số lượng mẫu trùng, số lượng mẫu bị xóa và tổng số lượng giá trị đã sửa để người dùng nắm bắt được dễ dàng. Click chuột chọn OK để hoàn tất thao tác lọc dữ liệu.

Thực hiện lọc dữ liệu trùng trong excel 2010 và 2007

Gồm 2 cách lọc dữ liệu trong excel sau:

Cách 1: Cách lọc dữ liệu trong excel với thao tác với Conditional Formatting.

Bước 1: Quét chọn toàn bộ vùng dữ liệu cần thực hiện lọc.

Bước 2: Trong thẻ Home – Click chuột chọn Conditional Formatting – Highlight Cells Rules – Duplicate Values…

Bước 3: Trong hộp thoại Duplicate Values – Click chọn Duplicate – Click chọn Green Fill With Drak Green Text – Chọn OK là hoàn thành thao tác lọc dữ liệu trong bảng tính excel.

>>> Xem thêm:
Cách gộp ô trong excel đơn giản không mất dữ liệu
Hàm round trong excel – Cách dùng hàm làm tròn giá trị