Trong Excel hàm COUNTIF được dùng để đếm ô dữ liệu thỏa mãn điều kiện cho trước. Bài viết dưới đây Azgad Edu sẽ giới thiệu về công thức hàm đếm có điều kiện COUNTIF và đưa ra ví dụ minh hoạ cụ thể giúp bạn hiểu rõ hơn về hàm Excel cơ bản này nhé!
1. Công thức và ứng dụng hàm COUNTIF trong excel
Cấu trúc COUNTIF
= COUNTIF ( Phạm vi , Tiêu chí)
Giải thích tham số:
- Range (Phạm vi): Phạm vi vùng dữ liệu cần đếm. Các ô có thể chứa số, mảng hoặc tham chiếu có chứa số.
- Criteria (Điều kiện): Điều kiện để đếm các giá trị trong phạm vi Range. Điều kiện có thể là số, biểu thức, tham chiếu ô hoặc chuỗi văn bản.
Ứng dụng hàm COUNTIF
- Hàm COUNTIF được sử dụng để đếm số lượng ô dữ liệu thỏa mãn một điều kiện xác định.
- Công thức COUNTIF có thể được sử dụng kết hợp với nhiều hàm khác trong Excel mang đến sự thuận tiện khi xử lý công việc.
Lưu ý: Hướng dẫn được thực hiện với phiên bản Excel 2019. Bạn hoàn toàn có thể thực hiện tương tự trên các phiên bản Excel khác nhau và trên các dòng laptop có hệ điều hành khác nhau.
2. Cách sử dụng hàm COUNTIF trong Excel
Để hiểu rõ hơn về hàm đếm COUNTIF, Azgad Edu sử dụng ví dụ minh hoạ cụ thể về bảng thống kê số tiền thưởng của nhân viên như sau:
Sử dụng hàm COUNTIF chính xác tuyệt đối
Trong trường hợp này cấu trúc COUNTIF được sử dụng để đếm các giá trị khớp với điều kiện chính xác tuyệt đối (điều kiện có thể là chuỗi văn bản hoặc số).
Ví dụ 1: Đếm số lượng nhân viên thuộc phòng ban kinh doanh.
Để giải quyết được bài toán này, trước hết chúng ta cần phải xác định các tham số của hàm COUNTIF, cụ thể:
- Range (C2:C11): Phạm vi vùng dữ liệu chứa điều kiện
- Criteria (“Kinh doanh”): Điều kiện yêu cầu của bài toán
Lưu ý:
- Đối số Criteria (điều kiện) cần đặt trong dấu nháy kép (“ ”), không phân biệt chữ hoa hay thường.
- Thay vì nhập lại từ, bạn có thể sử dụng tham chiếu đến bất kỳ ô nào chứa từ đó và nhận được kết quả tương tự.
Công thức =COUNTIF(C2:C11,“kinh doanh”) hoặc =COUNTIF(C2:C11,C12) ta đều nhận được kết quả tương tự nhau.
Hàm COUNTIF khớp một phần (sử dụng ký tự đại diện)
Trong các bài toán có điều kiện chỉ bao gồm 1 vài ký tự của giá trị mà bạn muốn đếm, bạn có thể sử dụng ký tự đại diện trong Excel để đếm tất cả các ô có chứa 1 vài ký tự nhất định.
Các ký tự đại diện trong Excel:
- Dấu hỏi chấm (?): đại diện cho một ký tự duy nhất tại một vị trí cụ thể.
- Dấu hoa thị (*): đại diện cho ký tự bất kỳ.
Ví dụ 2: Sử dụng dữ liệu ban đầu, đếm số lượng nhân viên có mã số kết thúc là “01”
Để giải quyết được bài toán này trước hết bạn cần xác định được các thuộc tính của bài toán, cụ thể:
- Range (B2:B11): Phạm vi vùng dữ liệu chứa điều kiện
- Criteria (“*01”): Điều kiện yêu cầu của bài toán
Ký tự hoa thị (*) đại diện cho ký tự bất kỳ ở phía trước của đơn vị cần tìm.
Ví dụ: Mã số: KD01, ký tự (*) đại diện cho: “KD”
Nhập công thức =COUNTIF(D2:D11,“*01”), ta sẽ được kết quả:
Cách dùng hàm COUNTIF với các phép so sánh
Đối với hàm đếm có điều kiện là các phép so sánh, có hai kiểu đặt điều kiện thường được sử đó là điều kiện trực tiếp và điều kiện tham chiếu.
Ví dụ 3: Sử dụng dữ liệu ban đầu, để đếm số lượng nhân viên có tiền thưởng lớn hơn 500.000đ.
Xác định được các thuộc tính của bài toán, cụ thể:
- Range (E2:E11): Phạm vi vùng dữ liệu chứa điều kiện
- Criteria (“>400000”): Điều kiện yêu cầu của bài toán (điều kiện trực tiếp).
Tương tự yêu cầu trên, ta có thể sử dụng ô tham chiếu để giải quyết bài toán này với điều kiện là ô tham chiếu.
- Criteria (“>”&C12): Điều kiện yêu cầu của bài toán (điều kiện tham chiếu).
Lưu ý: Khi sử dụng điều kiện là một biểu thức toán tử với một tham chiếu ô, bạn phải sử dụng dấu nháy kép (“ ”) để bắt đầu một chuỗi văn bản và ký tự (&) để nối chuỗi.
Ví dụ 4: Sử dụng dữ liệu ban đầu, đếm số lượng nhân viên không thuộc phòng ban kế toán.
- Range (C2:C11): Phạm vi vùng dữ liệu chứa điều kiện
- Criteria (“<>kế toán”): Điều kiện yêu cầu của bài toán.
Trong trường hợp này bạn có thể sử dụng “<>” làm tiêu chí. Thao tác này sẽ đếm tất cả các ô không phải là “kế toán”.
Với bài toán này bạn hoàn toàn có thể sử dụng điều kiện là ô tham chiếu.
Nhập công thức:
=COUNTIF(C2:C11,“<>kế toán”)
Hoặc =COUNTIF(C2:C11,“<>”&C12) đều cho cùng một kết quả.
Hàm đếm với điều kiện là ngày tháng
Trong trường hợp này ta sử dụng hàm COUNTIF để đếm các giá trị dựa trên điều kiện ngày tháng tương tự cách sử dụng các điều kiện như text và số.
Ví dụ 5: Cho bảng thống kê hàng hóa dưới đây, đếm số lượng hàng hoá nhập trước ngày 15/10/2021.
Để giải quyết được bài toán này, trước hết chúng ta cần phải xác định các tham số của hàm COUNTIF, cụ thể:
- Range (A2:A11): Phạm vi vùng dữ liệu chứa điều kiện
- Criteria (“<15/10/2021”): Điều kiện yêu cầu của bài toán
Tương tự như các điều kiện khác, ta có thể sử dụng ô tham chiếu để giải quyết bài toán với điều kiện là ngày tháng.
Nhập công thức:
= COUNTIF (A2: A11, “<15/10/2021”)
Hoặc =COUNTIF(A2:A11,“<”&D2) đều cho cùng một kết quả.
Như vậy qua các ví dụ minh hoạ trên Azgad Edu đã hướng dẫn cho bạn chi tiết cách sử dụng hàm COUNTIF. Hy vọng các bạn sẽ sử dụng hiệu quả hơn với hàm đếm này nhé!
Bài viết liên quan: Cách dùng hàm COUNTIFS từ cơ bản đến nâng cao trong Excel
Tác giả: Lê Thị Hoài Thương
