Mail merge giúp bạn tạo hàng loạt thư theo danh sách tên có sẵn. Biết sử dụng tính năng này giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Sau đây Azgad sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Mail merge trong Word, Excel và giữ nguyên định dạng theo như trong bảng Excel khi trộn thư.
Word Mail merge là gì ?
Mail merge gọi đơn giản là trộn thư. Đây là chức năng trong Word giúp người dùng trộn thư hàng loạt. Nói cách khác nếu bạn muốn tạo hàng loạt thư mời hay phiếu lương, thông báo,… thì chức năng này sẽ giúp bạn điền tự động những thông tin trong dãy danh sách cần điền vào bức thư hay thông báo đó. Giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian trong công việc và nâng cao hiệu suất làm việc.
Hướng dẫn sử dụng Mail merge trong Word và Excel
Mail merge trong Word
Ví dụ: Hãy tạo hàng loạt giấy báo lương cho công ty sử dụng tính năng Mail merge.
Bước đầu tiên trước khi sử dụng chức năng này bạn phải tạo 2 file Word, một là mẫu giấy báo lương, hai là một bảng số liệu danh sách các tên cần điền. Bạn lưu ý khi tạo bảng số liệu thì hãy tạo ngay dấu gạch đầu tiên của trang. Azgad có 2 mẫu dữ liệu dưới đây:
Mẫu giấy báo lương
Mẫu danh sách nhân viên
Sau khi bạn thực hiện việc tạo bảng mẫu xong, Azgad sẽ hướng dẫn bạn các bước thực hiện tiếp theo trong Mail merge:
Bước 1: Mở mẫu giấy báo lương, sau đó bấm vào Mailings -> Start Mail Merge -> Step-by-Step Mail Merge Wizard..
Bước đầu tiên mở hộp thoại trộn thư
Bước 2: Hộp thoại Mail merge xuất hiện, trong phần Select document type chọn loại tài liệu bạn đang làm việc. Ở đây Azgad chọn Letters. Tiếp tục nhấn Next: Starting document.
Thực hiện trộn thư
Bước 3: Ở bước này có 3 sự lựa chọn:
- Use the current document: Là sử dụng tài liệu hiện tại đang mở.
- Start from a template: Là sử dụng mẫu tài liệu có sẵn trong Word.
- Start from existing document: Là dùng mẫu đã tạo nhưng chưa mở ra.
Bạn để chế độ mặc định là Use the current document. Vì sử dụng tài liệu hiện tại đang mở. Tiếp theo bấm chọn Next: Select recipients.
Thực hiện trộn thư
Bước 4:
Ở bước này bạn chọn Browse để thêm tài liệu danh sách. Hộp thoại tài liệu xuất hiện bạn chọn tài liệu danh sách bạn đã tạo. Ở đây Azgad chọn tài liệu như hình rồi bấm Open.
Thực hiện Mail merge
Hộp thoại tài liệu xuất hiện, nếu bạn không muốn tên nào xuất hiện thì bấm vào tích bỏ chọn. Bấm OK.
Thực hiện Mail merge
Bước 5: Tiếp theo đặt con trỏ chuột vào trước dấu hai chấm ở trường họ và tên, nhấn vào Insert Merge Field. Chọn trường họ và tên thì nó sẽ xuất hiện như hình. Những trường tiếp theo làm tương tự.
Thực hiện Mail merge
Ta được kết quả như hình bên dưới sau khi đã chọn hết các trường.
Thực hiện trộn thư
Tiếp theo click chọn Next: Write your letter.
Trộn thư trong Word
Bước 6: Tiếp tục nhấn chọn next: Preview your letter. Để xem trước Mail merge cho kết quả như thế nào.
Thực hiện Mail merge
Kết quả xem trước như hình, nếu bạn muốn xem những tên khác trong danh sách thì nhấn vào mũi tên tới lui mà Azgad đã khoanh đỏ trong hình.
Thực hiện Mail merge
Bước 7: Tiếp theo nhấn chọn Next: Complete the merge
Thực hiện Mail merge
Bước 8: Để hiện giấy báo lương của tất cả nhân viên bạn chọn Edit individual letters… Chọn all bấm ok thì Mail merge sẽ hiển thị tất cả giấy báo tương ứng từng nhân viên. Còn khi bạn muốn in theo dãy tên bạn mong muốn thì nhấn from nhập số thứ tự bạn muốn bắt đầu, to là số kí tự kết thúc.
Kết thúc thực hiện Mail merge
Cuối cùng nếu bạn muốn in những giấy báo lương đó thì nhấn Print. Sau đó chọn những thông số thích hợp.
Mail merge sử dụng bảng dữ liệu Excel
Đối với Mail merge trong Excel thì chúng ta cũng thực hiện các bước tương tự Mail merge Word. Chỉ là dùng tài liệu danh sách từ Excel thay vì tài liệu Word.
Ví dụ như bảng số liệu ở bảng bên dưới:
Bảng số liệu excel
Sửa lỗi định dạng khi sử dụng Mail merge trong Excel
Khi bạn sử dụng danh sách bằng bảng Excel để làm dữ liệu cho việc trộn thư thì sẽ xảy ra một số lỗi đối với các trường sau:
- Ngày tháng: Tháng sẽ hiện trước, và ngày hiện sau. Ví dụ trong bảng Excel là 05/12/2021 thì Mail merge sẽ điền vào lá thư hay thư mời là 12/05/2021.
- Ngăn cách hàng nghìn không có.
- Phần trăm thì hiện số không hiện phần trăm.
Vậy các lỗi trên gọi là lỗi định dạng khi sử dụng Mail merge. Sau đây Azgad sẽ hướng dẫn bạn giữ nguyên định dạng Excel khi thực hiện trộn thư.
Bước 1: Click chuột vào Preview results để bỏ chế độ xem kết quả này. Tiếp theo nhấn ALT +F9. Sau đó sẽ thay đổi thành như hình:
Giữ nguyên định dạng
Bước 2:
- Đối với định dạng số như trong ví dụ là lương cơ bản, thực nhận. Trước dấu ngoặc thứ 2 của trường lương cơ bản hoặc thực nhận thì bạn nhập như sau: \#,##0.
- Đối với trường ngày sinh thì bạn thực hiện nhập như sau: Dấu cách cũng đặt trước dấu ngoặc số 2, sau đó nhập “\@ “dd-MM-yyyy”.
- Đối với thưởng để hiện phần trăm, bạn bôi đen trường thưởng sau đó nhấn Ctrl +F9 để tạo 2 dấu ngoặc 2 bên sau đó nhập { = trước dấu ngoặc thứ nhất, sau dấu gạch thứ 2 nhập *100\# “##.00%”}.
Bước 3: Nhấn lại ALt+F9 để trả về kết quả.
Lưu ý: Vị trí thưởng sẽ không hiện kết quả, nhưng bấm vào Preview Result sẽ xuất hiện trở lại.
Hình minh họa
Sau đây là bảng chi tiết giữ nguyên định dạng khi thực hiện với Excel
Bảng kí hiệu giữ nguyên định dạng
Như vậy, Azgad đã chia sẻ bạn cách sử dụng Mail merge trong Excel và Word. Mong bạn có thể áp dụng những kiến thức này vào trong công việc cũng như học tập của mình. Hãy chia sẻ kiến thức về Mail merge này cho bạn bè cũng như người thân cùng học với nhé!
>>> Xem thêm: Cách dùng hàm RANK cơ bản cho người mới bắt đầu Hàm SUMIF trong Excel sử dụng ví dụ minh họa
Tác giả: Nguyễn Thị Thương
