Hàm IF được sử dụng phổ biến trong Excel, công thức này cho phép chúng ta kiểm tra điều kiện, trả về 1 kết quả nếu điều kiện được đáp ứng. Bài viết dưới đây Azgad Edu sẽ đưa ra những ví dụ cụ thể nhất giúp bạn sử dụng thành thạo hàm logic cơ bản này.
Công thức hàm IF trong Excel
Cú pháp hàm IF
=IF(Logical_test, Value_if_true, [Value_if_false])
Trong đó:
-
-
-
- Logical_test: Biểu thức điều kiện cần kiểm tra. Biểu thức này có thể là ký tự chữ, con số, ngày tháng hay bất kỳ biểu thức so sánh nào.
-
-
-
-
-
- Value_if_true: Giá trị trả về nếu biểu thức thỏa điều điệu cho trước.
-
-
-
-
-
- Value_if_false: Giá trị trả về nếu biểu thức không thỏa điều kiện.
-
-
Lưu ý:
-
-
-
- Trường hợp bỏ trống giá trị Value_if_true, nếu biểu thức thoả điều kiện thì Excel sẽ trả về giá trị 0.
-
-
-
-
-
- Trường hợp bỏ trống giá trị Value_if_false, nếu biểu thức sai thì Excel sẽ trả về giá trị FALSE.
-
-
Ý nghĩa hàm IF trong Excel
Cấu trúc hàm IF được dùng để kiểm tra dữ liệu. Nếu dữ liệu thỏa mãn điều kiện cho trước thì trả về kết quả mà bạn đã chỉ định. Nếu dữ liệu không thoả mãn điều kiện thì trả về một kết quả khác.
Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hàm IF
Hàm IF cơ bản
Để hiểu rõ hơn về công thức IF trong Excel, Azgad Edu sử dụng ví dụ về bảng thống nhân viên như sau:
Ví dụ 1: Nhập công thức xác định nhân viên có giới tính nam trong công ty. Nếu giới tính là nam, đánh dấu X vào cột ghi chú.
Tại ô F2 ta nhập công thức: =IF(C2=“nam”,“X:,“”).
Nhập công thức
Giải thích:
- C2=”nam”: Kiểm tra xem tại ô C2 (giới tính) có phải là giới tính nam không.
- “X”: Nếu kết quả trả về đúng là nam thì đánh dấu X.
- “”: Nếu kết quả trả về không phải là nam thì để trống.
Lưu ý: Trong Excel không phân biệt chữ hoa hay thường vì vậy các điều kiện “NAM”, “nam” hay “Nam” điều cho cùng một kết quả.
Để sao chép kết quả cho các ô ở dưới, ta có thể dùng 1 trong hay cách sau:
- Cách 1: Bôi đen các ô F2 đến F11 và nhấn tổ hợp phím Ctrl + D.
- Cách 2: Để chuột vào góc phải cuối ô F2 đến khi xuất hiện dấu + và kéo xuống dưới để sao chép công thức.
Ta được kết quả sau:
Kết hợp hàm IF với hàm AND
Ví dụ 2: Lập công thức xác định chức vụ là NV và có tăng ca, nếu thỏa mãn thì ghi đạt vào ô ghi chú, không thoả mãn thì đánh dấu X.
Để giải quyết được vấn đề này ta cần sử dụng hàmAND để kết hợp 2 điều kiện yêu cầu lại với nhau.
Tại ô F2 ta nhập công thức của hàm IF: =IF(AND(E2=“NV”,D2>=1),“đạt”,“X”)
Giải thích:
- AND(E2=“NV”,D2>=1): Kiểm tra xem tại ô E2 (chức vụ) có phải là NV và tại ô D2 (tăng ca) có ngày tăng ca hay không (điều kiện tăng ca từ 1 trở lên chứng tỏ có tăng ca).
- “đạt”: Nếu 2 điều kiện trên đồng thời thỏa mãn thì trả về kết quả đạt.
- “X”: Nếu 1 trong 2 điều kiện trên không thoả mãn thì trả về kết quả X.
Sao chép công thức xuống các ô phía dưới ta được kết quả:
Ta sử dụng hàm AND trong trường hợp này để ràng buộc điều kiện của bài toán phải đồng thời thỏa mãn 2 yêu cầu đã nêu mới trả về kết quả TRUE, còn ngược lại nếu không thoả mãn 1 trong 2 yêu cầu trên trả về kết quả FALSE.
Hàm IF kết hợp cùng hàm OR
Tương tự như hàm AND ta có thể kết hợp hàm IF với hàm OR sao cho phù hợp với từng tình huống.
Ví dụ 3: Lập công thức xác định nhân viên giới tính nữ hoặc chức vụ là TP, nếu thoả điều kiện thì ghi thưởng, nếu không thỏa thì để trống.
Tại ô F2 ta nhập công thức của hàm IF: =IF(OR(C2=“nữ”,E2=“TP”),“Thưởng”,“”).
Giải thích:
- OR(C2=“nữ”,E2=“TP”): Kiểm tra xem tại ô C2 (giới tính) có phải là giới tính nữ không hoặc tại ô E2 (chức vụ) có phải là trưởng phòng không.
- “Thưởng”: Nếu đạt 1 trong 2 điều kiện trên trả về kết quả thưởng.
- “”: Nếu không đạt 1 trong 2 điều kiện trên thì trả về kết quả rỗng.
Sao chép công thức xuống các ô phía dưới ta được kết quả:
Ta sử dụng hàm OR trong trường hợp này để ràng buộc điều kiện của bài toán chỉ cần thỏa mãn 1 trong 2 yêu cầu trên thì trả về kết quả TRUE, còn ngược lại nếu không thoả mãn 1 trong 2 yêu cầu trên trả về kết quả FALSE.
Hàm IF nhiều điều kiện (hàm IF lồng vào nhau)
Trong trường hợp có 2 điều kiện trở lên, ta sử dụng cấu trúc hàm IF lồng vào nhau để tạo nên công thức hoàn chỉnh.
Ví dụ 4: Lập công thức xác định phụ cấp cho từng nhân viên. Biết rằng, mức phụ cấp dựa theo chức vụ:
- Nếu chức vụ là NV thì phụ cấp 1,000,000.
- Nếu chức vụ là TP thì phụ cấp 1,500,000.
- Còn lại phụ cấp 2,000,000.
Tại ô F2 ta nhập công thức: =IF(E2=”NV”,1000000,IF(E2=”TP”,1500000,2000000)).
Giải thích:
- Công thức IF 1: Nếu E2 (chức vụ) là NV thì trả về kết quả 1500000. Nếu không phải là NV thì tiếp tục kiểm tra IF 2
- Công thức IF 2: Nếu E2 (chức vụ) là TP, trả về kết quả 1200000, không phải TP thì trả về kết quả 2000000 (trong trường hợp này chỉ còn lại GD và PGD).
Ta nhận được kết quả như sau:
Sử dụng hàm IF một cách hiệu quả
Cách xử lý khi kết quả trả về là #NAME
Khi gặp lỗi này thì bạn đừng quá lo lắng nhé, lỗi này thường xuất hiện khi công thức hàm IF của bạn bị sai chính tả đấy. Hãy đảm bảo rằng bạn viết đúng chính tả và kiểm tra lại đã đủ dấu ngoặc chưa nhé.
Sử dụng toán tử liên kết phù hợp
Đối với mỗi máy tính khác nhau, toán tử liên kết các tham số trong Excel có thể là dấu phẩy (,) hoặc chấm phẩy (;). Vì vậy hãy sử dụng đúng toán tử liên kết này nhé.
Ngoài những ví dụ mà Azgad Edu đã cung cấp ở trên bạn hoàn toàn có thể linh hoạt kết hợp hàm IF với nhiều hàm khác trong Excel sao cho phù hợp đấy. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì đừng ngần ngại để lại bình luận phía dưới chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn một cách nhanh chóng nhất.
>>> Xem thêm:Cách dùng hàm HLOOKUP cơ bản cho người mới bắt đầuCách dùng hàm SUMPRODUCT tính tổng tích dữ liệu trong Excel
su_button
Bài viết liên quan 02:
1. https://azgad.vn/archive/1136/
2. https://azgad.vn/archive/1027/
3. https://azgad.vn/archive/1126/
